5 PASOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE COBROS PARA EMPRESAS EN MÉXICO

5 PASOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE COBROS PARA EMPRESAS EN MÉXICO

Haremos una breve introducción sobre el proceso de Gestión de cobros en México, su importancia en la empresa, las estrategias de cobranza y luego definiremos que es un proceso de Gestión de Cobranzas, como automatizarlo, esto le permitirá organizar el proceso de gestión de cobranzas en forma eficiente. Compartiremos los pasos para hacer el proceso de gestión de cobros en forma eficiente. ¿Que es el Proceso de Gestión de Cobranzas y como organizarlo en su Empresa?, los cuatro pasos del proceso de cobranza en una empresa. Esta es la guiá mas completa que encontrará, dejamos links a otras publicaciones también. Ayudamos a las empresas a gestionar el proceso de gestión de cobranzas. La gestión de cobranzas coordina tres elementos clave, políticas de Cobranza, el proceso de cobranza y la estrategia de cobranzas.

Finalmente le presentaremos a Debitia, Sistema de Gestión de cobros, presente en Latinoamérica. Un breve párrafo sobre la gestión de cobranzas en México y como cumplir con la normativa de cobranzas en México, cumpliendo la ley de cobranza en México.

Regulación y Supervisión de la gestión de Cobranza en México

Las leyes que rigen las cobranzas en México incluyen disposiciones de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y el Código Penal Federal. Además, la Procuraduría Federal del Consumidor (Profeco) y la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) desempeñan roles cruciales en la regulación y supervisión de las prácticas de cobranza.

El Registro de Despachos de Cobranza (REDECO), administrado por la CONDUSEF, proporciona un mecanismo para que los usuarios presenten quejas y reclamaciones ante cualquier mala práctica de cobranza.

¿Que es el proceso de Gestión de Cobros eficiente?

El proceso de Gestión de Cobros eficiente tiene por mision transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. El proceso de Gestión de Cobros eficiente, se basa en un proceso ordenado de pasos o etapas , que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco. Todo proceso de Gestión de Cobros debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobro. Como resultado, en base a estos indicadores o KPI´s de cobros, poder ajustar la estrategia de cobro, ejecuntando un plan de cobro y haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobros.

 

¿Como organizar el Proceso de Gestión de cobros en México?

La gestión de cobros es un proceso fundamental en toda empresa, por lo que utilizar una metodología y procesos de Gestión de Cobros es es la forma de realizar el Proceso de Cobro en forma profesional y ordenada para administrar el cobro de deudas. Definir y establecer pasos y etapas mediante el uso de una Metodología y un Proceso de Gestión de Cobros, permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.

La utilización de Póliticas, Indicadores y Reportes permiten organizar el proceso de Gestión de Cobros y recuperar la cartera vencida:

La utilización de políticas, indicadores y reportes de la Gestión de Cobros,  permite medir el desempeño y son el marco a partir del cual podemos planificar la gestión de cobros y ejecutarla mediante una estrategia de cobranza. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos. Establecer cursos de acción que sean : Predecibles, medibles y controlables. Por lo que, definir y establecer etapas o pasos mediante una Estrategia de Cobro permitirá hacer eficiente el proceso de gestión de cobros.

Para realizar un Proceso de Gestión de Cobros organizado recomendamos:

• Organizar y gestionar la información relevante de deudas para agilizar el cobros.
• Definir las Políticas, Técnicas, Procesos y Reportes de cobro mediante un plan de cobros.
• Automatizar el proceso de contacto con el cliente mediante un Sistema de Gestión de Cobros.
• Organizar y coordinar mediante un proceso, a nuestro equipo de trabajo, para facilitar la recuperación de la cartera de cobro.
• Coordinar mediante un proceso las acciones y negociaciones que aplicaremos sobre los clientes morosos.
• Darle herramientas al equipo de gestión, basado en un plan y una estrategia de cobros.
• Utilizar reportes de cobranza basados en indicadores o KPI´s de cobranza poder medir y ajustar el proceso y la estrategia de cobros.

¿Como hacer el proceso de Gestión de Cobro en forma eficiente?

En Debitia hemos volcado mas de 10 años de experiencia y el feedback recibido por clientes en la gestión de cobro, en ayudar a cientos de clientes en toda latinoamerica, hemos volcado esa experiencia para realizar esta guía, que podrá utilizar sin importar el tipo de cliente moroso que tenga. Sea mayorista, minorista o del tipo comercial o financiero. Contamos con clientes en Bancos, telcos, fintechs y empresas comerciales por supuesto. Esperamos poder ayudarlo a implementar un proceso de cobranza eficiente. Por último,  al final del artículo, le comentamos de que forma estamos ayudando a todo tipo de empresa a gestionar la cobranza.

Las 5 pasos para realizar el Proceso de Gestión de Cobros eficiente:

1. Organizar el proceso y análisis de la información de gestión de cobros, validar la información posteriormente.
2. Segmentar de la cartera de cobros y organizar la gestión de clientes mediante un plan de cobros
3. Definir y automatizar la estrategia de cobros y de contacto a los clientes mediante un proceso de avisos digitales.
4. Ejectar la campaña de contacto, basado en la estrategia pre definida de cobro, de acuerdo al plan de cobros
5. Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestion del equipo y ajustar el Proceso de Gestión de Cobros.

 

¿Como coordinar y realizar el proceso de Gestión de Cobros eficiente?

El proceso Gestión de Cobros eficiente, se logra coordinando el equipo de trabajo, con el conjunto de acciones y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de créditos o deuda vencidos. La base del Proceso de Gestión de Cobros es la coordinación. Es por eso que debemos automatizar el envío de mails, SMS, o WhatsApp dentro de una estrategia integrada y coordinada, controlada por un plan de cobro. Que permita la autogestión de los clientes mediante la utilización de Landing pages.

La falta coordinación, de comunicación e integración entre los distintos equipos y áreas de la empresa, sumado al deficiente contacto con los clientes morosos hace que el Proceso de Gestión de Cobros sea arduo. Si a esto le sumamos que su equipo se encuentra trabando en forma remota, coordinar la cobranza mediante un proceso organizado, se vuelve fundamental.

El margen para perfeccionar el proceso de gestión de cobro es muy grande, organizarlo nos permitirá lograr un proceso de Gestión de cobro efectivo.

La claves es ejecutar el Proceso de Gestión de Cobros mediante etapas

En la medida en que la intención de pago disminuye, también se reduce la posibilidad de recobrar la deuda. En consecuencia, las acciones de cobros deben ser más fuertes y de mayor impacto. Es necesario utilizar campañas de acciones y mensajes para incentivar al cliente a que pague la deuda o servicio impago, ofreciéndole la posibilidad de pagar e informar si ha tenido problemas con el servicio, atención o producto.

Lo que recomendamos es coordinarlos y administrarlos de forma de armar un proceso de gestión de cobro efectivo

Muchas veces un problema en el proceso comercial, de entrega o aceptación del servicio entorpece el proceso de cobro. Los canales de comunicación deben permitir una iteraccion con el cliente de forma de resolver cualquiera de estos eventos que entorpecen el cobro. La Gestión y Negociación personal permiten coordinar los cursos de acción y los pasos para llevar al clientes por el camino de llamada, contacto, compromiso y pago. El proceso de gestión de cobro tiene que respetar la particularidad de cada industria y el tipo de clientes con los que interactúa la empresa.

Los 5 pasos para realizar un Proceso de Gestión de Cobros Eficiente:

1. Procesar y análizar la información de cobros, organizar y validar la información

   • Disponer de una política domumentada. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos
   • Ese procedimiento debe ser conocido y utilizado por el área de cobranzas
   • El proceso de cobranza se inicia en el momento que se emite la factura
   • La política debe incluir un proceso previo de análisis crediticio
   • La validación de datos de facturación, con los detalles que eviten la impugnación
   • Incluir un proceso de aceptación de la factura
   • Tener el OK de el proceso comercial de orden de pagocon una orden de compra previa
   • Especificar los medios de pago y su recepción.

2.  Segmentar de la cartera de cobros. Organizar los clientes a gestionar

   • El equipo de gestión y las acciones automáticas de contacto se deben concentrar en los clientes que mas impacto tendran para el cobro
   • La segmentación es el paso previo a interactuar con nuestros clientes, es un paso muy importante debido a que la estrategia de gestión de cobros,  la aplicaremos sobre los clientes previamente segmentados.

3.  Definir y automatizar  la estrategia de contacto, de avisos y reclamos con los canales y la priorización de contacto de los clientes para realizar un cobro eficiente.

   • La estrategia de cobros permite definir las acciones a aplicar en cada segmento o etapa de gestión
   • Los clientes van evolucionando en las distintas etapas de gestión y los recursos se van a ir asignando para maximizar la gestión en cada una de ellas, minimizando los costos a fin de realizar una asignación inteligente de los recursos.
   • Debemos comenzar analizando los recursos con los que contamos pues definen el marco de gestión y su alcance
   • Los canales de comunicaciones con los que disponemos
   • Automatizar los canales digitales, coordinando SMS, mail, chatbot de WhatsApp.
   • Utilizar las llamadas personales como complemento

4. Ejecutar la campaña de contacto, basado en la estrategia pre definida

   • Eligiendo los canalas en que queremos contactarlos y la coordinación y seguimiento a las acciones previas.
   • De esta manera, elegir con mayor precisión los canales de comunicación y las soluciones de pago que más se ajusten a sus necesidades.
   • Contactar a los clientes por distintos canales coordinados, automatizados, incluyendo chatbots de WhatsApp y llamadas telefónicas.
   • Gestionar con todos lo canales de contacto en forma omnicanal, respetando el plan de cobros
   • Que incluya las llamadas teleónicas en base al status de cada cliente y las prioridades en la cobranza
   • Controlar el plan de cobro de acuerdo a la definición estrategica.

5. Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestion del proceso de Gestión de Cobros

   1. Todo proceso de cobranzas debe ser medido y controlado
   2. Utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobro.
   3. En base a estos indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobros-
   4. Haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobros.

NUESTRA PROPUESTA:

Te presentamos a Debitia, el mejor software de Gestión de Cobros en México.

Debitia, Software de Cobranzas: El elegido por las grandes empresas en México, Bancos y Telcos, sus principales beneficios son la automatización de procesos de gestión de cobros, la comunicación inteligente con clientes, la mejor supervisión del equipo, su potente segmentación de clientes, y la integración online a Medios de pago y WhatsApp, lo que contribuye a un mejor proceso de gestión de cobros y procesos más potentes y efectivos. Disponemos de más de 200 clientes en Latinoamérica. Debitia es el mejor programa para cobranza en el mercado gracias a sus mejores y potentes funcionalidades.

El software de cobranzas Debitia, coordina los mejores procesos y estrategias de gestión de cobros, permiten plasmar el plan de cobranza definido por la empresa, de forma de respetar y contener las políticas de negociación y pago que permitirán el recupero de la cartera de cobranza, siendo la mejor forma de planificar la cobranza en forma eficiente.

Debitia automatiza y optimiza los procesos de gestión de cobros, facilitando el contacto con los clientes, la aplicación de estrategias de cobranza, la gestión remota del equipo y la medición del desempeño, con el objetivo de mejorar la eficiencia y efectividad en la recuperación de deudas.

Las principales funcionalidades de Debitia son:

1. Automatización de la gestión de cobros: Debitia permite automatizar los procesos de cobranza, desde el envío de facturas hasta el cobro efectivo.
2. Contacto inteligente con clientes: Debitia contacta a los clientes de manera inteligente, aplicando estrategias de cobranza preestablecidas y coordinando el uso de diversos canales digitales como WhatsApp, email y SMS.
3. Interacción y autogestión del cliente: Debitia ofrece a los clientes la posibilidad de autogestionar sus pagos a través de portales web, ahorrando tiempo y esfuerzo al equipo de cobranzas.
4. Coordinación de canales digitales: El sistema coordina el uso de los diferentes canales digitales de contacto, aplicando estrategias recurrentes y automáticas de cobranza.
5. Aplicación de políticas de cobranza: Debitia permite aplicar las políticas y claves de cobranza definidas por la empresa de manera automatizada.
6. Gestión remota y supervisión: El sistema ayuda a organizar el trabajo remoto del equipo de cobranzas, estableciendo prioridades, distribuyendo tareas y supervisando el desempeño a través de tableros y reportes.
7. Integración y medición: Debitia se integra con otras herramientas y permite medir la gestión individual de los colaboradores mediante dashboards y APIs de Excel, PowerBI y WhatsApp.

Estamos presentes en México y toda Latinoamérica.  Contamos con la experiencia de haber implementado Debitia en Empresas, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina, cumplido con los estándares más altos de seguridad e integridad de la información. No deje los datos sensibles de su empresa en manos de software que no tienen probada experiencia en el mercado.

          

Todo el proceso de gestión de cobros explicado en este artículo forma parte de la experiencia que hemos volcado en el sistema de cobranzas Debitia. Debitia administra carteras de cobranza de diversos tamaños e industrias y permite el uso de estrategias de Cobros que van a coordinar todo el proceso de cobranza que aquí explicaremos. La utilización y coordinación de los canales de contacto como SMS, mail, WhatsApp esta integrada en Debitia. La elaboración y envió de mensajes de cobranza por whatsapp también es administrado en Debitia.