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Sistema de Cuentas por Cobrar para Empresas en México

Administración, Gestión y Control de Cuentas por Cobrar en México y Panamá

Sistema de cuentas por cobrar en México y Panamá

Debitia es una innovador Sistema de Cuentas por Cobrar en México, diseñado para automatizar y optimizar el proceso de gestión de cuentas por cobrar. Nuestro Sistema de Gestión de Cobranzas, facilita el contacto con los clientes mediante estrategias de gestión de cobranzas inteligentes y canales digitales como WhatsApp y email, ademas permite la autogestión de pagos, mejora la supervisión del equipo y proporciona análisis en tiempo real, lo que resulta en una recuperación de deudas más eficiente y efectiva. Ideal para empresas que buscan mejorar su flujo de efectivo y reducir cuentas por cobrar incobrables. El Sistema para Cobranzas Debitia,  ya automatiza y optimiza la Gestión de Cuentas por Cobrar en Empresas, Bancos, Telefónicas, Transporte, Retail, Hotelería, Residuos, Petroleo y Estado si quiere conocernos agende una demo..

La gestión y el control de cuentas por cobrar es un aspecto crítico para la salud financiera de las empresas, un componente crucial para asegurar la solidez financiera de cualquier empresa en México. A continuación, se presentan las estrategias y herramientas clave para gestionar y controlar eficazmente el proceso de gestión de cuentas por cobrar.  En este contexto, es esencial comprender qué son las cuentas por cobrar y por qué su adecuada gestión y control es tan fundamental. La gestión de la cartera en cobranza se enfoca en el proceso de administrar y en el control de cartera durante el proceso de recuperación de las deudas pendientes, hacen referencia al importe que los clientes deben a una empresa por productos o servicios entregados que aún no se han pagado.

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¿Qué es la Gestión de cuentas por cobrar y cuál es su importancia? 

La Gestión de cuentas por cobrar y su control es fundamental para la gestión del riesgo de liquidez en las empresas, estamos hablando de los derechos que tiene una entidad por las operaciones que lleva a cabo, entre las que se encuentran la venta de bienes o la prestación de servicios. Para garantizar la liquidez de la empresa, es necesario tener un control eficiente de estas cuentas y aplicar estrategias adecuadas para minimizar los riesgos de impago o retrasos en el pago de obligaciones. Las cuentas por cobrar consisten en el dinero que se le debe a un negocio por los bienes o servicios que provee, con el registro de la fecha de venta, a quién se le vendió, la cantidad y cuándo se hará efectivo el pago. La gestión de la cartera en cobranza se enfoca en el control de cartera y en el proceso de recuperación de las deudas pendientes.

Definición de Cuentas por Cobrar:  ¿Qué son las cuentas por cobrar? 

Definimos a las cuentas por cobrar de la siguiente manera: Las cuentas por cobrar son el dinero que los clientes deben a una empresa por bienes o servicios proporcionados a crédito. Estas cuentas pueden ser clasificadas en diferentes categorías según su antigüedad, como actuales, vencidas e incobrables. Una gestión eficiente de cuentas por cobrar puede reducir el riesgo de impago, mejorar la liquidez y la solvencia de la empresa, y aumentar la rentabilidad.  Los riesgos de tener cuentas por cobrar incluyen impagos, retrasos en el pago y pérdidas ocasionadas. Es fundamental establecer políticas claras de crédito y cobranza de las cuentas por cobrar y contar con sistemas de cobranza para minimizar estos riesgos y automatizar las comunicaciones y el envío de mensajes de cobranza en forma eficiente.

¿Cuántos tipos de cuentas por cobrar existen? Pueden ser clasificados como de exigencia inmediata o a corto plazo y a largo plazo; se consideran como Cuentas por Cobrar a corto plazo aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor a un año posterior a la fecha del balance. ¿Cuál es el principal objetivo de las cuentas por cobrar? Establecer plazos para pagos y fechas de saldos vencidos. Asegurar el envío y recepción de facturas electrónicas. Actualizar los datos de los clientes, incluyendo las facturas enviadas.

Importancia de las la gestión de las cuentas por cobrar en México, ¿porque establecer su control?

Las cuentas por cobrar son un factor clave para cualquier negocio, pues un mal manejo de este puede llevar a una empresa a graves consecuencias. Estas cuentas no solo constituyen un registro contable, sino que también representan activos valiosos, anticipando ingresos futuros que se espera se conviertan en efectivo. La importancia de una buena gestión de las cuentas por cobrar radica en varios aspectos fundamentales. Primero, estas cuentas son un activo significativo para la empresa, impactando directamente en su flujo de efectivo y su capacidad para cumplir con obligaciones financieras y operativas.

Además, una gestión eficiente reduce el riesgo de incumplimientos de pagos, fortaleciendo la posición financiera y fomentando relaciones comerciales a largo plazo con clientes satisfechos. Una gestión eficaz de las cuentas por cobrar garantiza que una empresa tenga liquidez suficiente para cumplir sus obligaciones a corto plazo. Las cuentas por cobrar son un factor clave para cualquier negocio, pues un mal manejo de este puede llevar a una empresa a graves consecuencias.

¿Cuáles son las cuatro funciones de las cuentas por cobrar?
El departamento de cuentas por cobrar realiza funciones vitales como elaborar estados financieros mensuales, realizar conciliaciones de cuentas, generar facturas y administrar el sistema de facturación . La gestión de cuentas por cobrar es el proceso de seguimiento y control del dinero que los clientes le deben a una empresa por bienes o servicios adquiridos a crédito.

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¿En qué consiste el proceso de Gestión de cuentas por cobrar? en México

La Gestión de cuentas por cobrar se encarga del manejo de la deuda a crédito que un cliente contrae debido a la adquisición de un producto o servicio y la administración de los derechos que tiene una entidad por las operaciones que lleva a cabo, entre las que se encuentran la ventas de bienes o la prestación de servicios.

El proceso de gestión de cuentas por cobrar abarca una serie de pasos esenciales para garantizar la gestión efectiva de las cuentas por cobrar. Comienza con la emisión de facturas detallando términos de pago y fechas de vencimiento. Luego, continúa con el seguimiento de pagos para mantener un registro de cuándo se espera el pago y comunicarse con los clientes para recordarles las fechas de vencimiento. En tercer lugar, está la conciliación de cuentas; que verifica que los pagos coincidan con las facturas emitidas, asegurando una contabilidad precisa. En caso de pagos atrasados, se implementan medidas de recuperación, que pueden incluir recordatorios, llamadas de seguimiento y procedimientos de cobranza más rigurosos.

Como parte del proceso también es importante mantener registros contables precisos y realizar análisis de envejecimiento de cuentas por cobrar ayuda a identificar facturas pendientes y determinar las acciones a seguir.

¿Qué datos necesito para controlar las cuentas por cobrar?

Para llevar un control efectivo, clasifícalas por cliente, fechas de vencimiento, días de morosidad o cualquier otro aspecto que consideres relevante. Una gestión eficiente de cobranzas puede reducir el riesgo de impago, mejorar la liquidez y la solvencia de la empresa, y aumentar la rentabilidad. La gestión de cuentas por cobrar es el proceso de seguimiento y control del dinero que los clientes le deben a una empresa por bienes o servicios adquiridos a crédito. ¿Cuál es el principal objetivo de las cuentas por cobrar? Establecer plazos para pagos y fechas de saldos vencidos. Asegurar el envío y recepción de facturas electrónicas. Actualizar los datos de los clientes, incluyendo las facturas enviadas.

¿Cómo se calculan las cuentas por cobrar?

Para calcularlo, hay que dividir el total de créditos comerciales por el total de ventas y, a continuación, multiplicarlo por el número de días del periodo: PMP = (Total cuentas por cobrar de clientes / Volumen de negocios) x número de días del período.

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¿Cuáles son los indicadores de cuentas por cobrar?

Definimos a los indicadores de cobranzas como los instrumentos de medición del proceso de gestión de cobranza y recupero que permiten a las empresas evaluar el rendimiento de sus procesos de cobranza y de la efectividad de una estrategia de cobranza. Los indicadores de cuentas por cobrar son herramientas fundamentales para evaluar la efectividad de las estrategias de recuperación, permiten un mejor monitoreo de la gestión de cobranzas y favorecen la recuperación de las deudas. Los KPI de AR más comunes incluyen días de ventas pendientes (DSO), antigüedad de las cuentas por cobrar, índice de efectividad de cobranza (CEI), índice de morosidad y riesgo crediticio.

La gestión de los indicadores de cobranzas o KPI´s,  se puede medir a través del índice de morosidad, el tiempo de recuperación de deudas, el porcentaje de recuperación, la satisfacción del cliente y el cumplimiento normativo, lo que permite evaluar su impacto y realizar ajustes necesarios para mejorar su eficacia.

La gestión de cuentas por cobrar es el proceso de seguimiento y control del dinero que los clientes le deben a una empresa por bienes o servicios adquiridos a crédito

Importancia del Control de Cuentas por Cobrar en México

Las cuentas por cobrar representan el dinero que los clientes deben a una empresa por bienes o servicios adquiridos a crédito. Un manejo ineficiente de estas cuentas puede comprometer la liquidez y estabilidad financiera de la empresa, dado que en algunos casos pueden superar el 25% de los activos totales

Un control adecuado de las cuentas por cobrar permite:

  • Mejorar el flujo de caja: Asegura que los ingresos se reciban a tiempo, lo que es esencial para cumplir con obligaciones financieras.
  • Identificar clientes morosos: Facilita la implementación de estrategias específicas para la recuperación de deudas.
  • Optimizar procesos: Ayuda a automatizar el envío de recordatorios y facturas, reduciendo así el tiempo dedicado a la cobranza

¿Como hacer control de cuentas por cobrar?

Recomendamos la utilización de Estrategias para el Control Efectivo de las cuentas por cobrar:

  1. Centralización de Información de clientes:
    • Utilizar un software especializado que centralice todos los datos de los clientes y sus cuentas por cobrar. Esto permite un acceso rápido y actualizado a la información necesaria para gestionar cobranzas
  2. Segmentación de Clientes de acuerdo al tipo de mora:
    • Clasificar a los clientes según su historial de pagos y tipos de mora. Esto permite enfocar los esfuerzos en aquellos que tienen mayores retrasos o son más propensos a impagar
  3. Seguimiento Activo de los clientes en mora:
    • Implementar un sistema de recordatorios automáticos para el envío de facturas y seguimientos de pagos. Esto puede incluir correos electrónicos, mensajes SMS o WhatsApp
  4. Análisis Continuo de las cuentas por cobrar:
    • Realizar mediciones, control  y análisis constantes del estado de las cuentas por cobrar, lo que ayuda a ajustar las estrategias según la efectividad observada en la cobranza
  5. Uso de Tecnología:
    • Adoptar un software de gestión que permita automatizar procesos como el envío de recordatorios, generación de reportes y seguimiento del estado de las cuentas. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la precisión en la gestión

Beneficios del Control Efectivo de las cuentas por cobrar

Un control riguroso sobre las cuentas por cobrar no solo mejora la liquidez, sino que también contribuye a:

  • Reducción de costos operativos: Al automatizar procesos, se disminuyen las horas dedicadas a tareas administrativas repetitivas.
  • Mejora en la relación con los clientes: Al tener un seguimiento más organizado, se pueden ofrecer soluciones personalizadas a los clientes morosos, manteniendo así una buena relación co

Implementar estas estrategias puede ser un cambio significativo para muchas empresas en México, ayudando a asegurar su estabilidad financiera y crecimiento sostenible.

¿Porque implementar un Sistema de Cuentas por Cobrar para realizar la gestión y control de las cuentas por cobrar? en México

Mejorar la recuperación de pagos de la cartera de cuentas por cobrar es esencial para mantener un flujo de efectivo saludable. Un sistema de gestión de cobranza es el conjunto de acciones y procesos empleados para recuperar aquellas deudas o créditos de tus clientes que se encuentran vencidos mediante la implementación de diferentes métodos o estrategias de cobranzas. El sistema de cobranzas lo ayuda a organizar y realizar la cobranza aplicando un proceso ordenado y automatizado que mejore la eficiencia de la cobranzas. El software de gestión de deudas ayuda a las empresas a rastrear y administrar las deudas pendientes.

La implementación de un sistema de cuentas por cobrar se presenta como una estrategia efectiva para automatizar procesos. Este sistema de gestión de cobranzas facilita el seguimiento eficiente de cuentas, programación de recordatorios de pago y generación de informes detallados sobre el estado de las cuentas por cobrar. El Sistema de cuentas por cobrar hace que tu equipo de contabilidad sea más eficiente, por lo que se le puede pagar más rápido.

Además, también resulta conveniente establecer políticas de crédito y control claras, ofrecer opciones de pago flexibles y realizar un seguimiento proactivo para contribuir a mejorar la recuperación de pagos. Asimismo, resulta pertinente considerar la factorización de cuentas por cobrar, que implica la venta de estas cuentas a una entidad financiera y proporcionar liquidez inmediata en ciertos casos.

En resumen, la gestión y control adecuada de las cuentas por cobrar y por pagar es esencial para garantizar la liquidez de la empresa y minimizar los riesgos financieros. Siguiendo los pasos mencionados anteriormente, las empresas pueden mejorar la gestión de estas cuentas.

  1. Definir una política de crédito y cobranza clara: Establecer desde el inicio las políticas de pago, tiempos, proceso de seguimiento y consecuencias en caso de retraso. Esto evita confusiones y facilita la cobranza.
  2. Proporcionar opciones de pago flexibles: Ofrecer al cliente variedad de formas de pago (efectivo, cheque, transferencia, tarjeta de crédito, etc.), esto evitará excusas y facilitará la cobranza.
  3. Contar con un registro actualizado de cuentas por cobrar: Mantener un calendario de cobranzas con información necesaria actualizada como número, monto, plazo, contacto, etc. Esto permite un seguimiento efectivo y el control de todo el proceso de cobranza.
  4. Implementar estrategias proactivas de prevención de morosidad: Educar a los clientes sobre los beneficios del pago oportuno, el cronograma de pagos y los medios de pago disponibles. Esto evita que las cuentas lleguen a ser dudosas.
  5. Utilizar software de cobranza automatizado: Enviar recordatorios automáticos de pago, reduciendo la confrontación directa y la necesidad de llamadas repetitivas. Permite un registro detallado de transacciones y análisis del comportamiento de pago y el control de todo el proceso de cobranza y recuperación de las cuentas por cobrar.
  6. Segmentar el portafolio de cuentas por cobrar: Identificar perfiles específicos de riesgo de no pago o retrasos para implementar estrategias adecuadas a cada segmento
  7. Establecer acuerdos de pago con clientes morosos: Negociar planes de pago que permitan recuperar la deuda de manera gradual, evitando que se vuelva incobrable.
  8. Derivar cuentas incobrables a agencias especializadas: En casos extremos, enviar las cuentas con mucho tiempo de retraso (generalmente más de 90 días) a agencias de cobranza, siempre que el monto lo justifique.

En resumen, una combinación de políticas claras, opciones de pago flexibles, seguimiento proactivo, , control, automatización y segmentación de la cartera, permite reducir efectivamente las cuentas por cobrar y mantener una administración de cuentas por cobrar saludable.

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¿Que es la recuperación de deudas?

Definimos a la recuperación de deudas como el proceso de cobrar los montos pendientes de pago de los clientes a una empresa. Este proceso implica varias estrategias y técnicas para recordar a los clientes de sus obligaciones de pago y negociar acuerdos para recuperar el dinero adeudado. La recuperación de deudas es importante porque está directamente relacionada con el puntaje crediticio de los deudores y puede afectar su capacidad para obtener préstamos futuros.

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En Debitia, comprendemos la importancia de una buena administración y control de cuentas por cobrar, Nuestro software de cobranzas, está diseñado para simplificar este proceso, Con Debitia podrás crear estrategias de cobranzas y campañas de cobro de acuerdo a la segmentación de tus clientes por su tipo de riesgo, etapa o el criterio personal que elijas, permitiéndote cobrar mejor y de manera automática. Dispondrás de los indicadores de gestión de empresa en todo momento. Toma decisiones basadas en datos que permitan hacer crecer tu negocio. Envía recordatorios de pago a través de email, SMS y mensajes de cobranza por whatsapp y utilizar tu propia web de cobros (portal de clientes) para recaudar los pagos de manera sencilla.

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This Post Has 24 Comments

  1. El sistema de cuentas por cobrar, ¿como envía los recordatorios y los estados de deuda de los clientes? y ¿como se realiza el control de las cuentas por cobrar que comentan?

    1. Hola Josefina, el sistema de cuentas por cobrar Debitia, automatiza y simplifica la gestión de cuentas por cobrar, de esa forma ayudamos al departamento de cuentas por cobrar a organizar y automatizar su trabajo. El CRM de cobranzas, coordina el uso de los diferentes canales digitales de contacto, aplicando las mejores estrategias recurrentes y automáticas de cobranza. ¿Cómo llevar el control de las cuentas por cobrar?. Para Llevar eficientemente y para mantener bajo control las cuentas por cobrar recomendamos: Organizar los datos y documentos, enviar las obligaciones de pago a tiempo, aplicar políticas de crédito, implementar un seguimiento continuo de las deudas, implementar sistemas automatizados de cobranza como Debitia 🙂 , te va a permitir ejecutar y automatizar las tareas de gestión y control de las cuentas por cobrar.

  2. Buenas tardes, me interesaría conocer mas sobre el sistema de cuentas por cobrar, ¿dispone de herramientas de medición y control de las cuentas por cobrar, scoring o indicadores de cobranza?

    1. Hola Tamara, nuestro sistema de cuentas por cobrar, te va a permitir organizar el proceso y el control y la gestión de las cuentas por cobrar. Disponemos de herramientas de medición de control de las cuentas por cobrar. ¿Qué es el scoring en cobranzas? Es un modelo matemático que determina un puntaje mediante el cuál se obtiene la probabilidad de que tus Clientes morosos se pongan al corriente. Un método sencillo para medir la calidad de las cuentas por cobrar es el índice de cuentas por cobrar sobre ventas. Nuestro sistema de cobranzas automatiza y simplifica la gestión de cuentas por cobrar, disponemos de indicadores de cobranzas.

    1. Hola Cami, ¿como estas?, ¿Que es el control de cobranza?, la gestión de cobranza se enfoca en el proceso de administrar y en el control de cartera durante el proceso de recuperación de las deudas pendientes de los clientes. ¿Cómo se maneja la cobranza? en Debitia, El proceso de cobranza se focaliza en contactar a los clientes morosos por distintos canales (llamado telefónico, mail, sms, cartas, whatsApp y otros medios) para informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles opciones de normalización y pago integradas.

    1. Buenas noches Juan Miguel, Debitia es un software de cobranza online diseñado para automatizar y optimizar el proceso de gestión de cuentas por cobrar. Un software de cobranzas es una herramienta que automatiza y simplifica la gestión de cuentas por cobrar, lo que conduce a una mayor eficiencia y mejores resultados, ademas permite la autogestión de pagos, mejora la supervisión del equipo y proporciona análisis en tiempo real, lo que resulta en una recuperación de deudas más eficiente y efectiva, es una herramienta tecnológica que permite realizar procedimientos automatizados para facilitar el cobro de aquellos documentos morosos para la empresa, reduciendo tiempos por la automatización de procesos repetitivos.

    1. Las políticas de cobranza consisten en un conjunto de normas y procedimientos que especifican cómo gestionar los créditos y asegurar el pago efectivo de los clientes. Las políticas de crédito y cobranza son normas que una empresa implementa para gestionar y asegurar el cobro de los fondos prestados a sus clientes. Ayudan a mantener el orden financiero y a crear confianza con los clientes. Estas políticas permiten: Evaluar la solvencia de los clientes. La gestión de cobranzas en México está regulada por leyes destinadas a proteger los derechos de los deudores y garantizar un proceso transparente.

    1. Debitia, organiza el proceso de gestión de cuentas por cobrar y da cumplimiento de la gestión de cobranzas en México y sus leyes, las leyes que rigen las cobranzas en México incluyen disposiciones de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y el Código Penal Federal. Además, la Procuraduría Federal del Consumidor (Profeco) y la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) desempeñan roles cruciales en la regulación y supervisión de las prácticas de cobranza. Debitia permite para parametrizar las estrategias de cobranzas para cumplir con las leyes de cobranzas de México, enviando mensajes de cobranza en horarios permitidos y con el lenguaje apropiado.

    1. El proceso de cobranzas, se inicia cuando la obligación queda en mora y el deudor no paga lo adeudado pese a haberse realizado la notificación de requerimientos de pago, así la empresa toma la decisión de iniciar el proceso buscando garantizar el pago de los valores adeudados, a través del proceso de cobranza. La gestión de cuentas por cobrar es el proceso de seguimiento y control del dinero que los clientes le deben a una empresa por bienes o servicios adquiridos a crédito. Debitia es el mejor programa para cobranza en el mercado gracias a sus funcionalidades.

    1. Buenas noches Analía, ¿Cómo controlar las cuentas por cobrar? utiliza estas 5 actividades que debes optimizar en la gestión de tus cuentas por cobrar: Mantener siempre correctos los datos de tus clientes, establece procesos de aprobación de crédito claros y concisos, establece procesos de facturación efectivos, perfecciona el proceso de aplicación de pagos, optimiza el proceso de cobranza con un sistema para gestión de cuentas por cobrar como Debitia. Debitia es el mejor programa para cobranza en el mercado gracias a sus funcionalidades.

    1. Hola, Los KPI de AR más comunes incluyen días de ventas pendientes (DSO), antigüedad de las cuentas por cobrar, índice de efectividad de cobranza (CEI), índice de morosidad y riesgo crediticio .

    1. Hola Carlos, si nos integramos a diferentes ERPs del mercado, el estado o saldo de las cuentas por cobrar se importa del ERP, dispondrán de estrategias de cobranzas configurables, las cuentas por cobrar pueden controlarse mediante estrategias oportunas, como el envío automatizado de los conceptos y de mensajes recordatorios, a los clientes morosos. El Software de cuentas por cobrar Debitia está presente en México, Perú, Colombia, Panamá, Chile, Paraguay, Ecuador, Bolivia, Uruguay, Argentina y Centro América. Nuestro Software de Gestión de Cobranzas, te brinda las mejores, las estrategias de cobranza y se integra con ERPs y Core Bancarios.

  3. Buenas tardes, otra consulta ¿Que canales de contacto administra el CRM de cobranza Debitia?, ¿gestionan la cobranza por Whatsapp?

    1. Hola Carlos, el CRM de cobranzas, coordina el uso de los diferentes canales digitales de contacto, aplicando las mejores estrategias recurrentes y automáticas de cobranza. Estamos integrados a diferentes canales digitales de contacto, comunicación y de pagos online. ¿Que es la cobranza por whatsapp? La cobranza por WhatsApp es una forma de comunicación utilizada por las empresas para recordar a sus clientes sobre el vencimiento de una factura o el pago de una deuda, automatizamos toda la estrategia de contacto y de gestión de cobranza por whatsapp, te permite crear y administrar mensajes de cobranza por whatsapp y enviarlos de forma automática, Saludos Tomas

    1. Hola, Juanma, ¿Cómo llevar el control de las cuentas por cobrar?, Consejos Para Llevar Eficientemente las las cobranzas y para mantener bajo control las cuentas por cobrar: #1 Organizar los datos y documentos. #2 Enviar las obligaciones de pago a tiempo. #3 Aplicar políticas de crédito. #4 Implementar un seguimiento continuo de las deudas. #5 Implementar sistemas automatizados de cobranza como Debitia.

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