Definición de Gestión de Cobranza ¿Como realizarla?
¿Como realizar la Gestión de Cobranza por WhatsApp?
Todo el proceso de gestión de cobranza por whatsapp explicado en este artículo forma parte de la experiencia que hemos volcado en el sistema de cobranzasDebitia. Debitia administra carteras de cobranza de diversos tamaños e industrias y permite el uso de estrategias de cobranzas que van a coordinar todo el proceso de cobranza que aquí explicaremos. La utilización y coordinación de los canales de contacto como SMS, mail, WhatsApp esta coordinada en Debitia. La elaboración y envió de mensajes de cobranza por whatsapp también es administrado en Debitia.
Haremos un introducción y definición del la gestión de cuentas por cobrar y luego si, explicaremos como realizar la gestión de cuentas por cobrar con WhatsApp en un software de cobranzas.
¿Que es la cobranza por WhatsApp? ¿como puede impactar la gestión de cobranza?
La automatización de las comunicaciones con el cliente se ha convertido en una de las principales estrategias que las instituciones líderes están empleando en cobranzas. En este contexto, una software de cobranzas integrado a WhatsApp, ofrece oportunidades innovadoras para las estrategias de cobranzas ya que ademas de automatizar el envió registra en la bitácora o ficha del cliente todas las gestiones. El Proceso de envío de mensajes de cobranza por WhatsApp se puede realizar desde su cuenta personal o la corporativa.
¿Qué es la gestión de cobranza y cual es su importancia?
La definición de la gestión de cobranza es el conjunto de estrategias y acciones diseñadas para asegurar que los clientes paguen sus deudas en tiempo, lo que garantiza la liquidez de la empresa y su capacidad para financiar sus operaciones. En otras palabras, surgen cuando se entrega un producto o servicio y se permite al cliente pagar en un período posterior. Cobro oportuno de pagos: una de las razones principales para administrar las cuentas por cobrar es garantizar el cobro oportuno de los pagos de los clientes. Los pagos retrasados pueden crear problemas de flujo de caja, obstaculizar las operaciones comerciales e incluso provocar dificultades financieras.
¿Que es la gestión de cobranza? – Objetivos
La Gestión de Cuentas por Cobrar tiene por objetivo transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. Por lo que, la Gestión de cobranza, se basa en realizar un proceso ordenado de pasos que nos permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.
Definición de la Gestión de cobranzas – ¿Que son las cuentas por cobrar?:
La Gestión de cobranzas es el proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de venta de un producto o servicio. En otras palabras, se trata del conjunto de estrategias y acciones diseñadas para asegurar que los clientes paguen sus deudas en tiempo, lo que garantiza la liquidez de la empresa y su capacidad para financiar sus operaciones. El proceso de Gestión de cobranzas incluye:
Gestión de documentos, facturas, Pagarés, Valores, cuentas por cobrar
Establecer y utilizar Políticas y Procesos de gestión de cobranza
Coordinar y utilizar Indicadores de gestión de cuentas por cobrar
Medir la gestión de cobranza con Reportes de gestión de cobranza
Utilizar un Proceso o workflow de Gestión de cobro
Gestión de campañas de envio de mails, SMS, WhatsApp
Gestión de pagos digitales integrados
Automatizar el proceso con un sistema de Gestión de Cobranzas
Importancia de la gestión de cuentas por cobrar
Podemos decir que la importancia de la gestión de cuentas por cobrar recae en que es una actividad que permite el mantenimiento de clientes y el crecimiento de cualquier empresa. Asimismo, esta no solo permite recuperar el dinero adeudado por los clientes, sino que también es una oportunidad para generar una cultura de pago responsable y rentabilidad para el negocio.
Aunque muchas veces la cobranza es vista como el paso final en el ciclo de créditos, no debe ser así; puesto que se trata de una parte integral del mismo; del mismo modo, hay que tener presente que durante la gestión de cuentas por cobrar, las organizaciones obtienen retroalimentación acerca de sus políticas y actividades específicas, lo que permite que puedan realizar mejoras y ajuste en cada subproceso.
Por otro lado, la gestión de cuentas por cobrar también es importante porque puede ser vista como un área de negocio en sí misma; ya que busca generar rentabilidad convirtiendo las pérdidas en ingresos. Esto último se consigue mediante la recuperación de los montos adeudados, así como a través de la fidelización de los clientes, puesto que los clientes satisfechos tenderán a volver a solicitar servicios o productos a la compañía.
Para garantizar la liquidez de la empresa, es necesario tener un control eficiente de estas cuentas y aplicar estrategias adecuadas para minimizar los riesgos de impago o retrasos en el pago de obligaciones.
El manejo eficiente de las cuentas por cobrar se revela como un componente crucial para asegurar la solidez financiera de cualquier empresa. En este contexto, es esencial comprender qué son las cuentas por cobrar y por qué su adecuada gestión es tan fundamental.
Consecuencias de definir mal la gestión de cobranzas
Una mala gestión de cobranza puede llevar a estrategias equivocadas y costosas para tu organización; estos son algunos ejemplos de malas prácticas y sus consecuencias:
La refinanciación, renovación u otorgar nuevos créditos sin que el cliente haya cancelado el anterior; puesto que podría empeorar la situación de la cartera en el corto plazo, en especial si no se parte de un análisis detallado.
Cobrar bienes o artefactos como forma de pago; ya que ocasiona la desorientación del gestor e implica altos costos de almacenaje y administración de los bienes; asimismo, ocasiona que el cliente tenga una percepción errónea del pago de sus obligaciones.
Orientar la cobranza de forma subjetiva; al considerar, por ejemplo, a algunos clientes como pérdida total o apelar a la buena voluntad para que estos paguen.
Optimiza tu gestión de cobranza con estas prácticas efectivas
A continuación, compartimos algunas buenas prácticas que te ayudarán a mejorar la gestión de cobranza:
1. Toma medidas preventivas
Es mejor tomar medidas que eviten la morosidad a cobrar cuentas atrasadas. Entre estas medidas, puedes considerar las siguientes:
Educa al cliente, previo al desembolso, acerca de todo lo que implica adquirir acceder al crédito que le ofreces.
Establece fechas de pago que sean mutuamente beneficiosas.
Atiende a tiempo las quejas y reclamos; algunos clientes insatisfechos tienden a caer en la morosidad a modo de represalia por algún producto o servicio con el que están inconformes.
Reconoce y premia a los clientes que cumplen puntualmente con sus pagos.
Define si la cobranza se realizará de forma interna o externa; así como las medidas que se tomarán para contar con personal capacitado. Por ejemplo:
Analiza y define el procedimiento de cobranza que realizarás.
Si decides crear una unidad interna de cobranza selecciona y capacita a tu personal.
Evalúa la posibilidad de integrar un software de gestión de cobranza que te permita automatizar procesos y reducir errores. ¡Debitia es una excelente alternativa!
Evalúa integrar un sistema de incentivos para los gestores de cobranza. Podrías brindarles recompensas en base al flujo de recuperación efectiva.
3. Arma una base de datos de tus clientes
El éxito de la gestión de cobranza depende de contar con una base de datos actualizada y ordenada; los sistemas de gestión de cobranza online lo tienen; por lo que, si los implementas, te ayudarán a agilizar y optimizar tus procesos de cobros. Las características del soporte informático de cobranza ideal son:
Que te facilite el monitoreo de clientes y clientes morosos.
Que genere reportes claros y precisos.
Que te brinde un historial de las medidas tomadas.
Que te proporcione diferentes canales de cobranza.
4. Elabora y define bien tus políticas y procesos de gestión de cobranza para recuperar la cartera vencida
Establece políticas para el contacto con el cliente; implementa una estrategia de cobranza segmentada por niveles de riesgos (¡aquí también te puede ser de mucha ayuda un software de cobranza automatizado!). Asimismo, te puede ser útil ofrecer una variedad de opciones de pago.
En resumen, la gestión de cobranza es una actividad esencial para cualquier organización, ya que permite el mantenimiento de clientes y el crecimiento del negocio. Además, una adecuada gestión de las cuentas por cobrar puede ayudar a que la organización tenga un flujo de caja saludable que reduzca sus riesgos financieros. Por otro lado, una mala gestión de cobranza puede llevar a estrategias equivocadas y costosas para la organización. Es importante implementar buenas prácticas como acciones preventivas, una buena estrategia de cobranza y una base de datos actualizada y ordenada para mejorar la gestión de cobranza y garantizar el éxito en la recuperación de las cuentas por cobrar.
¿Que son los mensajes de cobranza por whatsapp?
Los mensajes de cobranza por WhatsApp son una forma de comunicación utilizada por las empresas para recordar a sus clientes sobre el vencimiento de una factura o el pago de una deuda. Los mensajes de cobranza por whatsapp son un nuevo canal para gestionar la cobranza.
La efectividad de un mensaje de cobranza por WhatsApp dirigido a la recuperación cuentas por cobrar, radica en su capacidad para captar la atención del deudor y motivarlo a tomar acción de manera inmediata. Es esencial que el mensaje sea conciso y directo, evitando abrumar al destinatario con información superflua. Debitia permite elegir las variables del cliente, de deuda, vencimientos y medios de pago, incluso incluir link a portal de clientes con todos los medios de pago disponibles, para que el cliente abone en forma online su deuda.
Al elaborar el mensaje de cobranza por whatsapp, es importante incluir los siguientes elementos:
Identificación clara de la empresa o persona responsable de la cobranza.
Mención del importe adeudado según la factura correspondiente.
Establecimiento de la fecha límite para el pago.
Recomendación de los métodos de pago disponibles, con énfasis en la opción de cobranza por WhatsApp.
Advertencia sobre las posibles repercusiones de no cumplir con el pago dentro del plazo estipulado.
Inclusión de cualquier detalle adicional que pueda persuadir al deudor para que proceda con el pago de manera inmediata.
Ejemplo de mensaje de cobranza por WhatsApp
Estimado {{Name}}, este mensaje es un recordatorio de pago, ya que al dia de hoy se encuentra con una deuda de $ {{ActualDebit}} pendiente de pago Agradecemos pueda ponerse en contacto con nosotros y coordinar el pago correspondiente. Saludo
Ejecutado automáticamente por Debitia y registrado en la bitácora del cliente, generando historia de sus gestiones automáticas. Pudiendo tomarse más variables, como {DueDays}} – Dias en Mora, {{DueDate}} – Fecha de Mora, por ejemplo.
Como vemos, la coordinación entre el armado de los templetes de los mensajes de cobranza, la automatización en el envío y la registración son las tres piezas fundamentales que hacen que esta herramienta se pueda aprovechar correctamente.
Automatice el proceso de Gestión de Cobranza con Debitia:
Con Debitia podrás crear estrategias y campañas de cobro de acuerdo a la segmentación de tus clientes por su tipo de riesgo, etapa o el criterio personal que elijas, permitiéndote cobrar mejor y de manera automática. Dispondrás de los indicadores de gestión de empresa en todo momento. Tomar decisiones basadas en datos que permitan hacer crecer tu negocio. Enviar recordatorios de pago a través de email, SMS y mensajes de cobranza por whatsapp y utilizar tu propia web de cobros (portal de clientes) para recaudar los pagos de manera sencilla.
Estamos presentes en México y toda Latinoamérica. Contamos con la experiencia de haber implementado Debitia en Empresas, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina, cumplido con los estándares más altos de seguridad e integridad de la información. No deje los datos sensibles de su empresa en manos de software que no tienen probada experiencia en el mercado.
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